OIMS in de praktijk brengen

Elke operationele unit moet beschikken over correct ontworpen en gedocumenteerde managementsystemen die voldoen aan alle verwachtingen die zijn uiteengezet in het OIMS-kader. Managementsystemen die zijn geïmplementeerd om aan de vereisten van het OIMS te voldoen, moeten de volgende vijf kenmerken bevatten om effectief te zijn. Het is belangrijk dat alle vijf de kenmerken worden gedocumenteerd.

Toepassingsgebied en doelstellingen  

Het toepassingsgebied definieert de grenzen van het systeem en identificeert raakvlakken met andere systemen, organisaties en faciliteiten. Doelstellingen definiëren duidelijk het doel van het systeem en de verwachte resultaten.

Processen en procedures 

Processen hebben betrekking op de stappen die beschrijven wat het systeem doet en hoe het functioneert. Procedures hebben betrekking op de belangrijkste taken die deel uitmaken van een proces.

Verantwoorde en verantwoordelijke bronnen  

De vereisten voor goedkeuringsinstanties, ervaring en training die mensen kwalificeren om hun taken en verantwoordelijkheden uit te voeren, zijn gespecificeerd voor zowel de implementatie als de uitvoering van het systeem.

Verificatie en meting  

Een systeem moet worden gecontroleerd om te zien of het functioneert zoals het is ontworpen en het beoogde doel bereikt. Er zijn twee componenten. Met verificatie wordt bepaald of processen en procedures functioneren en effectief worden uitgevoerd.

Met metingen wordt de kwaliteit van systeemprocessen gecontroleerd en bepaald of systeemdoelstellingen en resultaten worden bereikt.

Feedback en verbeteringsmechanismen 

Deze mechanismen helpen om ervoor te zorgen dat acties worden ondernomen om het systeem continu te verbeteren. Ze gebruiken bevindingen uit beoordelingen en uit verificatie- en meetactiviteiten om de geschiktheid, de capaciteit en de effectiviteit van het systeem te verbeteren.

Evaluatie 

Doorlopende evaluatie is essentieel om ervoor te zorgen dat aan de verwachtingen binnen het kader wordt voldaan.

OIMS maakt gebruik van interne en externe beoordelingsprocessen om te meten in welke mate aan de verwachtingen wordt voldaan. Dergelijke evaluaties bieden de informatie die nodig is om zowel de prestaties als ondersteunende managementsystemen verder te verbeteren. Het beoordelingsproces is gericht op de evaluatie van managementsystemen.

Twee systeemdimensies zijn opgenomen in de evaluatie:

1. Systeemstatus

• De mate waarin de vijf kenmerken van een managementsysteem voor operationele integriteit in het systeemontwerp zijn ingebouwd en correct zijn gedocumenteerd.
• Omvang van implementatie, inclusief communicatie, training en opzetten van meet-, verificatie- en feedbackprocessen.

2. Systeemeffectiviteit

• Mate van conformiteit met systeemvereisten en documentatie.
• Kwaliteit van de systeemuitvoering.
• Hoe goed het systeem werkt en of de genoemde doelstellingen worden behaald.

OIMS-beoordelingen 

Zowel de systeemstatus als de systeemeffectiviteit worden beoordeeld. De systeemstatus ontvangt een kwalitatieve evaluatie van 'Voldoet aan criteria' of 'Behoefte aan verbetering'. De systeemeffectiviteit krijgt een kwantitatieve beoordeling op een schaal van 1 tot 4, waarbij 4 het hoogste niveau is.

De algehele effectiviteitsbeoordeling van de unit is gebaseerd op het gemiddelde van de individuele systeemeffectiviteitsbeoordelingen.

Beoordelingsfrequentie 

Externe beoordelingen worden om de drie tot vijf jaar uitgevoerd, waarbij de frequentie binnen die periode wordt bepaald door de operationele integriteitsprestaties van de te beoordelen unit en het risiconiveau van de operatie van de unit. Een interne beoordeling wordt ongeveer halverwege het interval tussen externe operationele integriteitsbeoordelingen uitgevoerd.

Verantwoordelijkheden voor het management boven de te beoordelen unit 

De elementen en verwachtingen van het OIMS-kader zijn bedoeld als leidraad voor managementsystemen voor operationele integriteit op basis van een te beoordelen unit (assessable unit, AU). Sommige aspecten van OI-beheer vereisen echter toezicht en ondersteuning boven het niveau van de AU. OIMS-verantwoordelijkheden voor boven het/de AU-systeem/systemen en procedures moeten aanwezig zijn om deze gebieden waar van toepassing aan te pakken.

De volgende richtlijnen hebben betrekking op de processen die toezicht en ondersteuning bieden op de AU-systemen en -procedures.

Managementleiderschap, toewijding en verantwoordelijkheid   

• Toon toewijding en actieve betrokkenheid bij OI-activiteiten op relevante verantwoordelijkheidsgebieden, waaronder deelname aan OIMS-beoordelingen en het beschikbaar stellen van voldoende middelen om aan OI-vereisten te voldoen.
• Zorg ervoor dat functionele managementsystemen voldoen aan de verwachtingen van OIMS en functionele richtlijnen.
• Creëer, communiceer en monitor de prestatie- en verbeteringsdoelen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu in het hele bedrijf, en erken uitstekende resultaten/prestaties.
• Stel processen op en onderhoud deze om nauwkeurig en tijdig gegevens over veiligheid, gezondheid en milieu te verzamelen en te rapporteren.
• Communiceer verwachtingen van en monitor de voortgang met betrekking tot de implementatie van OIMS voor nieuwe operaties bij ExxonMobil.
• Managers die verantwoordelijk zijn voor bedrijven beheerd door anderen (OBO's), die niet zijn opgenomen in een te beoordelen unit, communiceren OIMS-principes aan de beheerder en moedigen de acceptatie van OIMS of vergelijkbare systemen aan en controleren de implementatie ervan.

Risicobeoordeling en beheer  

Monitor de status van het risicoprofiel voor de functie en bijbehorende mitigatieactiviteiten.

Ontwerp en bouw van faciliteiten   

Zorg ervoor dat er verantwoorde minimumnormen zijn voor het ontwerp en de bouw van faciliteiten, inclusief waar dat wettelijk verplicht is

Personeel en training 

Zorg ervoor dat processen aanwezig zijn om competenties te behouden die belangrijk zijn voor de operationele integriteit.

Operaties en onderhoud 

• Monitor de uitvoering van programma's voor de waarborging van mechanische integriteit.
• Zorg ervoor dat processen aanwezig zijn voor een passende analyse, interpretatie en vertaling van de regelgeving.
• Zorg voor de adequaatheid van processen voor naleving van regelgeving.
• Controleer de status van de naleving van regelgeving en verantwoordelijke normen.
• Geef richting aan de bedrijfsplanning voor het milieu en toezicht op implementatie en beheer.

Beheer van wijzigingen 

Zorg dat implicaties voor de operationele integriteit van organisatorische wijzigingen worden geëvalueerd en aangepakt.

Onderzoek en analyse van incidenten  

Zorg dat er processen zijn voor het aanpakken en delen van lessen van bedrijfs- en industrie-incidenten.

Gemeenschapsbewustzijn en paraatheid bij noodsituaties  

Zorg ervoor dat er processen zijn voor paraatheid, reactie en bedrijfscontinuïteit in noodsituaties, voor gevallen waarin middelen vereist zijn boven de te beoordelen unit zelf.

Beoordeling en verbetering van operationele integriteit  

• Zorg ervoor dat er processen zijn om individuele en collectieve beoordelingsresultaten te analyseren.
• Monitor de status van de opvolging en afsluiting van de beoordeling.
• Zorg ervoor dat er processen zijn om de effectiviteit van beoordelingen te ondersteunen, inclusief een beoordeling van de te beoordelen eenheden en benaderingen (bijv. aandachtsgebieden, duur, onderwerpen, frequentie).
• Evalueer periodiek de conformiteit van de richtlijnen van boven de te beoordelen unit met de OIMS-verantwoordelijkheden om ervoor te zorgen dat de beoogde resultaten worden bereikt.